Yves Corriou, Responsable du pôle Gestion des Projets de Convergence Usine Retraite au sein du GIE ALCIRE.

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Sans outil, c’est sûr que nous n’y serions pas arrivés.

Grâce à One2team, nous avons démarré le projet avec 2 fois moins de PMO que d’habitude et avons amélioré la pertinence de notre pilotage.

Nous avons standardisé le mode de pilotage de projet pour mieux piloter au niveau programme et aider les chefs de projets. Cela nous a permis d’identifier plus facilement des actions de mutualisation et de capitalisation entre les projets.

Nous avons gagné en efficacité sur les gestes de pilotage et de collaboration : les instances, le suivi d’actions, de livrables, le reporting, la prise de décision, ...

Le mode SaaS a été déterminant pour résoudre la problématique de partage d’information liée au cloisonnement des réseaux.

Contexte et enjeux de pilotage du projet

Contexte

• AVENTUR du GIE ALCIRE est un programme :
  1. de déploiement SI qui se décline en 5 projets de transformation « Usine Retraite » multi-clients, sur 7 sites, 100 acteurs Maîtrise d’œuvre et 100 acteurs Maîtrise d’ouvrage,
  2. engagé pour les 3 prochaines années

• Le besoin d’industrialisation des processus de gestion des projets est nécessaire pour conserver l’exigence de qualité tout en supportant la charge induite par le programme

Enjeux

• Disposer d’une visibilité sur le programme
• Industrialiser les processus, standardiser la coordination des projets, des chantiers et la façon de piloter
• Améliorer la collaboration entre Maîtrise d’ouvrage et Maîtrise d’œuvre
• Diminuer la charge (coût / temps passé) de pilotage : charge PMO divisée par deux

• Recentrer le pilotage sur des sujets à valeur ajoutée

  

Mise en œuvre de la solution

• Mise à disposition de tableaux de bord opérationnels au niveau du programme et des chantiers
• Animation de 9 types d’instances différentes (comité de programme, de projet, de chantier, réunion d’équipe ou technique...)
• Suivi d’actions, livrables, risques et jalons : 2500 livrables, 80 jalons pilotés, …

• Gestion documentaire depuis tous les sites et réseaux (plus de 700 documents avec leurs versions).

  

Les résultats obtenus

Réduction des coûts de pilotage de 25 %. Gains de temps sur :

• la préparation des réunions (divisée par 2)
• la durée des réunions (diminuée de 25 à 30 %)
• la production d’indicateurs (plus besoin de consolider manuellement les informations)
• la recherche de l’information

Augmentation de la pertinence du pilotage :

• tableau de bord et indicateurs opérationnels
• efficacité des instances / ateliers
• anticipation au plus tôt

Meilleure collaboration :

• partage de l’information (jusqu’à 10 fois moins de sollicitations de la cellule PMO pour des recherches d’information)
• alertes et notifications

*ROI : Retour sur Investissement

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