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Le module "Animation d'instances" facilite l'animation des processus de pilotage autour des comités et réunions projet : préparation, animation, formalisation et communication.

Préparer Animer Formaliser Communiquer Instances Réunions Comités projet ; Suivi d'actions ; Suivi jalons ; Suivi livrables ; Suivi de risques ; Suivi de décisions

Bénéfices

Pour les instances opérationnelles ou stratégiques, gagnez du temps, de la fiabilité et de la sérénité :

Préparez rapidement les supports d'animation des réunions
- Relancez facilement les acteurs devant mettre à jour des informations
- Disposez d'une vue rapide sur les éléments clés à faire remonter en réunion (alertes ou difficultés rencontrées)
- Consolidez rapidement le contenu à passer en revue en réunion (revue d'actions, livrables en difficulté ou à valider, risques à suivre, passages de jalon à anticiper, ...)
- Imprimez le support de réunion en un clic
Communiquez et mobilisez avant la réunion
- Partagez l'avancement des actions et décisions prises antérieurement avec les participants
En réunion, focalisez l’énergie des participants sur la décision et la réflexion autour des sujets clés
- Echangez uniquement sur les points qui nécessitent des arbitrages
- Concentrez l'attention des participants sur l'ordre du jour
- Utilisez l'outil pendant la réunion pour accéder aux détails, lorsque c'est nécessaire
Mobilisez et communiquez facilement à l'issue des instances
- Améliorez la tracabilité en rattachant les nouvelles actions et décisions prises
- Communiquer simplement vers tous les participants et autres personnes concernées par le compte rendu
- Donnez à chacun une vision claire de ce qu'il a à faire
Retrouvez simplement les décisions prises

Fonctionnalités clés

Gestion des éléments entrants et sortants des réunions
- revue d'actions, revue de risques, revue de livrables, revue de jalons, ... avec prise de photos des données
- nouvelles actions, nouvelles décisions, livrables validés, ...
Consolidation rapide des données dans le support de réunion
Export RTF pour générer le support de réunion et le compte rendu en un clic
Notification pour communiquer l'ordre du jour, le support de réunion et le compte rendu
Versionnement (versioning) pour améliorer la tracabilité

Avant / après

Avant	Après
Perte de temps avant la réunion pour consolider les informations d'avancement pendant la réunion pour partager des informations d'avancement qui ne sont pas disponibles par ailleurs Perte de temps dans la construction d'un support de réunion Délai parfois important de redescente de l'information : nouvelles actions déclenchées, ... Effort d'organisation important pour partager / communiquer avant et après les réunions	Relances aisées pour la préparation des réunions Consolidation des données facilitée Génération du support de réunion très rapide Forte tracabilité sur les décisions prises, actions déclenchées, ... Chaque acteur voit immédiatement sa "to do list" s'enrichir après la réunion Communication fluidifiée

Avant

Après

Perte de temps
- avant la réunion pour consolider les informations d'avancement
- pendant la réunion pour partager des informations d'avancement qui ne sont pas disponibles par ailleurs
Perte de temps dans la construction d'un support de réunion
Délai parfois important de redescente de l'information : nouvelles actions déclenchées, ...
Effort d'organisation important pour partager / communiquer avant et après les réunions

Relances aisées pour la préparation des réunions
Consolidation des données facilitée
Génération du support de réunion très rapide
Forte tracabilité sur les décisions prises, actions déclenchées, ...
Chaque acteur voit immédiatement sa "to do list" s'enrichir après la réunion
Communication fluidifiée

Le module "Instance" fait gagner du temps, de la fiabilité et de la sérénité dans vos préparations d'instances, réunions et comités projets. Il facilite le suivi de projet.