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Pilotage, animations des instances / comités

 

Le module "Animation d'instances" facilite l'animation des processus de pilotage autour des comités et réunions projet : préparation, animation, formalisation et communication.

Préparer Animer Formaliser Communiquer Instances Réunions Comités projet ; Suivi d'actions ; Suivi jalons ; Suivi livrables ; Suivi de risques ; Suivi de décisions

Bénéfices

Pour les instances opérationnelles ou stratégiques, gagnez du temps, de la fiabilité et de la sérénité :

  • Préparez rapidement les supports d'animation des réunions
    • Relancez facilement les acteurs devant mettre à jour des informations
    • Disposez d'une vue rapide sur les éléments clés à faire remonter en réunion (alertes ou difficultés rencontrées)
    • Consolidez rapidement le contenu à passer en revue en réunion (revue d'actions, livrables en difficulté ou à valider, risques à suivre, passages de jalon à anticiper, ...)
    • Imprimez le support de réunion en un clic
  • Communiquez et mobilisez avant la réunion
    • Partagez l'avancement des actions et décisions prises antérieurement avec les participants
  • En réunion, focalisez l’énergie des participants sur la décision et la réflexion autour des sujets clés
    • Echangez uniquement sur les points qui nécessitent des arbitrages
    • Concentrez l'attention des participants sur l'ordre du jour
    • Utilisez l'outil pendant la réunion pour accéder aux détails, lorsque c'est nécessaire
  • Mobilisez et communiquez facilement à l'issue des instances
    • Améliorez la tracabilité en rattachant les nouvelles actions et décisions prises
    • Communiquer simplement vers tous les participants et autres personnes concernées par le compte rendu
    • Donnez à chacun une vision claire de ce qu'il a à faire
  • Retrouvez simplement les décisions prises

Fonctionnalités clés

  • Gestion des éléments entrants et sortants des réunions
    • revue d'actions, revue de risques, revue de livrables, revue de jalons, ... avec prise de photos des données
    • nouvelles actions, nouvelles décisions, livrables validés, ...
  • Consolidation rapide des données dans le support de réunion
  • Export RTF pour générer le support de réunion et le compte rendu en un clic
  • Notification pour communiquer l'ordre du jour, le support de réunion et le compte rendu
  • Versionnement (versioning) pour améliorer la tracabilité

 

Avant / après

Avant

Après

  • Perte de temps
    • avant la réunion pour consolider les informations d'avancement
    • pendant la réunion pour partager des informations d'avancement qui ne sont pas disponibles par ailleurs
  • Perte de temps dans la construction d'un support de réunion
  • Délai parfois important de redescente de l'information : nouvelles actions déclenchées, ...
  • Effort d'organisation important pour partager / communiquer avant et après les réunions
  • Relances aisées pour la préparation des réunions
  • Consolidation des données facilitée
  • Génération du support de réunion très rapide
  • Forte tracabilité sur les décisions prises, actions déclenchées, ...
  • Chaque acteur voit immédiatement sa "to do list" s'enrichir après la réunion
  • Communication fluidifiée

Le module "Instance" fait gagner du temps, de la fiabilité et de la sérénité dans vos préparations d'instances, réunions et comités projets. Il facilite le suivi de projet.

 
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