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ONE2TEAM, partenaire de l'Observatoire des projets SI 2011

Le taux de succès des projets évolue mais reste très faible.  →

 

Dangereux Idée reçue : Je peux m’appuyer sur outils bureautiques pour formaliser mon dispositif de pilotage

Un projet ERP...

... c'est 500 à 4000 actions en phase de conception, 10 à 50 risques couverts également par des actions, 50 à 200 livrables mis à jour par 20 à 200 acteurs de la MOA / MOE ou chez l'intégrateur.

Un projet de déploiement...

... c'est 20 à 30 jalons sur 40 régions -> 80 à 120 livrables mis à jours par 40 personnes

Le premier réflexe consiste à définir et structurer les besoins de pilotage (dans excel le plus souvent).

Des limites rédhibitoires vont apparaître très rapidement :

  • La difficulté de relier les sujets entre eux dans un dispositif de type excel. Exemple : lier des actions et risques, des jalons et des livrables, ….
  • Un travail laborieux pour y voir clair dans un volume important d’informations à suivre
  • Une situation impossible pour la mise à jour. Comment gérer la mise à jour d’un fichier Excel par 20 à 100 personnes ?
  • L’impossibilité de donner à chacun la visibilité dont il a besoin (Chef de projet, PMO, chef de chantier, acteur projet, prestataire, …)
  • Des difficultés de communication. Je veux savoir où en sont / communiquer sur 3 actions
    • "Je modifie le fichier des 4000 actions et l’envoi par mail ?"
    • "Je mets à jour le fichier et rédige un mail à part ?"

Dans un avion...

... piloter comme on pilote un grand projet via Excel revient à ...

  • Demander à tous les membres d’équipage de voyager dans le cockpit
  • Demander aux passagers de mettre leurs bagages sur un autre vol, charge à eux de récupérer leurs bagages plus tard

Dans ces cas, comment :
• Trouver une information à jour ?
• Prioriser les sujets opérationnels ?
• Ne pas oublier les sujets importants ?

Ces limites ont pour conséquence l’abandon plus ou moins progressif des outils mis en place pour le pilotage opérationnel, puis (plus grave), l’abandon des processus qui y sont associés.

Pour s’affranchir de ces difficultés, amplifiées par la vie du projet, One2team vous garantit :

  • Facilité d’accès à l’information
    • Toutes les données de pilotage opérationnel sont renseignées dans une plate forme unique intégrant des espaces de consolidation par domaine
    • Ce contenu est priorisé grâce à des vues de pilotage définies sur tous critères des objets et objets liés (ex : risques priorisés par criticité + état du plan d’actions associé)
    • Chacun a la vision dont il a besoin (Mes actions à échéance proche, mes livrables à valider, les risques qui impactent mon projet, etc.)
  • Suppression des ressaisies
    • L’information saisie à tout niveau du programme est directement exploitable par tous les autres acteurs autorisés
    • En accès direct ou consolidé dans des indicateurs
  • Echange d’informations plus fluides (canaux bottom up/ top down ; notifications : liens vers documents ou objets au lieu de pièces jointes lourdes et des versions aléatoires)
  • La facilité pour la cellule PMO d’animer les processus : ajustements en fonction des phases, diffusion instantanée (100% paramétrage à la main de la cellule PMO)

Un gain de temps immédiat à tous les niveaux d'acteurs du projet.