Le pilotage de projet est souvent réduit dans l’imaginaire collectif au suivi des ressources et des budgets. Lorsque la tenue des délais est aussi considérée comme un enjeu, ces activités évoquent, souvent à tort, le recours aux seuls outils de planification. Le pilotage de projet est l'activité décisionnelle du management de projet (plus de détail dans le glossaire).

Ainsi, pour sécuriser ses projets, un pilotage performant consiste à répondre aux questions suivantes tout au long de la vie du projet.

Cette rapide synthèse révèle que le projet doit être piloté de bout en bout. Alors que le suivi de la planification et des ressources est pertinent pour certaines phases de projet / parties du projet (en particulier les phases de réalisation).

Pour ne plus être dans le constat, s’assurer que les engagements de délais seront tenus, ou anticiper et réduire les décalages, il faut une visibilité opérationnelle continue sur l’avancement des différents travaux.

La planification dans les projets, qu’est-ce que c’est ?

• Il s’agit d’évaluer à l’origine et au fil de l’eau, la charge de travail nécessaire pour parvenir à un résultat
• En face de cette charge prévisionnelle, on affecte les ressources (déclarées disponibles le plus souvent par des provisions initiales ou réajustées sur la base de l’expérience de missions comparables)
• En cours de projet on renseigne les charges effectivement consommées
• L’exercice permet de déterminer une date prévisionnelle d’atteinte du résultat et de mesurer la charge dépensée à date

Il s’agit donc de prévisionnel et de constaté, on pilote ainsi « un reste à faire théorique » dès l’origine et pendant la vie du projet.
Cette pratique, réalisable dans de nombreux outils (dédiés ou non) est souvent citée en premier lorsqu’on évoque « le pilotage » des projets. De fait elle permet d’apporter une réponse plus ou moins approximative à la double question qui anime tout responsable de projet :

- Quand termine-t-on ? Les coûts de main d’œuvre seront-ils respectés ?

En outre, de nombreux outils dédiés à l’activité de planification permettent aux acteurs du projet de renseigner le détail des temps passés dans une émanation de l’outil de planification, afin de simplifier le rapprochement du réalisé (déclaré) et du prévisionnel.

A ce titre, cette activité de déclaratif des temps passés est parfois vue comme la participation des équipes la plus prioritaire à l’effort de pilotage commun (les relances sur le reporting sont le plus souvent faites sur le quantitatif « as-tu fait tes saisies de temps ? », alors qu’on tolère plus volontiers que les éléments qualitatifs soient différés ou passent par des canaux variés qui empêchent tout accès simple à l’information). Il y a là une confusion des genres fort répandue dans les projets. C’est le cas en particulier quand le pilotage est confié à des spécialistes de la réalisation au forfait qui pilotent de très près leur suivi de charges pour s’assurer (et c’est légitime) de la rentabilité de ce forfait. Mais ce n’est pas la même logique que celle d’un directeur de programme qui doit avoir une vision beaucoup plus ouverte.

Pour essentielle qu’elle soit, la planification détaillée ne doit pas devenir l’arbre qui cache la forêt : car l’exercice de prévision n’a de sens que si on maitrise le déroulement du projet, le contenu des travaux dont on prévoit la fin.

Sans la maîtrise de la qualité du contenu des travaux, l’exercice de planification prévisionnelle n’a pas de sens et se limitera à des constats d’écarts toujours plus grands entre le prévisionnel et le réalisé.

Pour ne plus être dans le constat, s’assurer que les engagements de délais seront tenus, ou anticiper et réduire les décalages, il faut une visibilité opérationnelle sur l’avancement des différents travaux.

Seule cette visibilité permettra de prendre les bonnes décisions, or Piloter c’est avant tout prendre les bonnes décisions.